La preparación de pedidos implica gestionar el movimiento de personas, mercancías y maquinaria dentro de un almacén. Por ello, los diferentes sistemas y técnicas pueden ser más o menos complejos y costosos en función de las características de las mercancías y del número de pedidos a preparar.
La preparación de pedidos, también conocida como picking, es un proceso complejo que debe realizarse con precisión para que incida positivamente en la productividad del almacén y en el nivel de servicio que se entrega a la clientela. Si se producen errores en dicho proceso, estos trascienden al ámbito administrativo, generan problemas de inventario, demoras, sobrecostos y pérdida de la confianza de los clientes.
Asimismo, el sistema de preparación de pedidos debe impedir que se sobrepasen los costes directos asociados que, en términos generales, pueden representar entre el 45 y el 65 % de los costos totales de almacenaje.
Por estas razones, cada empresa debe adoptar los sistemas y las técnicas de preparación de pedidos que sean más acordes con su actividad, por lo que, antes de instaurarlas, ha de analizar la tipología de productos que va a manipular, el volumen de referencias que necesitará mover y la rotación de las mismas. Con esta información podrá determinar cómo ha de ser la zona dedicada a la preparación de pedidos, la tecnología a emplear y los recursos humanos necesarios.
Dado que la preparación de pedidos implica gestionar el movimiento de personas, mercancías y maquinaria, es preceptivo que esta actividad cumpla con las normativas laborales y de seguridad pertinentes.
Subprocesos de la preparación de pedidos
Preparar un pedido abarca una serie de subprocesos, que pueden agruparse del siguiente modo:
- Planificación, preparación de la documentación y las órdenes de trabajo.
- Identificación del producto y localización del mismo en el almacén.
- Recorrido hasta el punto de localización y extracción de las unidades requeridas de su emplazamiento.
- Recorrido hasta el punto del almacén donde se realizará la agrupación de los productos de un mismo pedido.
- Empaquetado, embalado y etiquetado.
- Emisión de la documentación relativa al pedido.
- Verificación de que el pedido está en condiciones para ser trasportado hasta su destino en la cantidad y forma que ha sido solicitado.
Es importante tener en cuenta que el proceso global de preparación estará condicionado en tiempo y costo por la naturaleza de los productos, la cantidad de unidades que lo integran, la prioridad en la entrega y el tipo de embalaje.
La preparación de pedidos puede ser de persona a producto (la persona se desplaza hasta la ubicación donde se encuentra el producto), o de producto a persona (el producto llega mediante un sistema mecánico a la zona en la que está la persona que prepara el pedido). Ambas técnicas pueden combinarse en un mismo espacio o zona de preparación de pedidos.
Por otro lado, puede ser que una persona se ocupe de preparar un único pedido (empezando un nuevo pedido tras finalizar el anterior), o bien que varias personas completen el mismo pedido. Asimismo, puede darse el caso que una única persona se ocupe de componer varios pedidos o que varias vayan preparando distintos pedidos.
La automatización en la preparación de pedidos
En la automatización del proceso de preparación de pedidos, un elemento clave es disponer de un sistema de gestión del almacén (SGA); una herramienta informática que incluye el tratamiento de la información sobre recepción de mercancías, referencias, almacenamiento, inventarios, movimientos, lotes, fechas de caducidad, condiciones del producto, embalajes, etc.
En cuanto a la maquinaria que permite la manipulación de las mercancías y la automatización del proceso de preparación de los pedidos, destacan los elementos siguientes:
- Carretillas elevadoras adaptadas a las características de los pasillos del almacén.
- Transpaletas, manuales o eléctricas.
- Máquinas recogepedidos, de conductor acompañante o montado, adaptadas a las diferentes alturas y las características de las estanterías del almacén.
- Vehículos de guiado automático (AGV), mediante sistemas de filoguiado, ferroguiado, optoguiado o radio-láser.
- Armarios automáticos o paternóster, en el que los estantes se mueven verticalmente, a modo de noria, y que, con respecto a su capacidad, precisan una superficie reducida.
- Raíles automáticos, donde una bandeja que recorre las diferentes áreas se emplea para depositar en ella los productos.
- Pick to light, sistema de extracción de productos de su ubicación basado en dispositivos luminosos, indicadores tipo led o pantallas, que guían a las personas que llevan a cabo la recogida de artículos.
- Pick to voice, sistema de extracción de productos con el recurso de un equipo formado por un micrófono, unos auriculares y un pequeño dispositivo conectado al sistema de gestión del almacén.
