La eficiencia en la gestión de tráficos permite asegurar la productividad del conjunto de una organización y optimizar los costos de esta fase de la cadena de suministro para poder centrarse en las actividades principales de la empresa.
Toda empresa productora o distribuidora necesita, en mayor o menor medida, un servicio logístico para el traslado de los bienes que produce o comercializa. Este servicio, que forma parte de la estructura empresarial, es responsabilidad del departamento de tráfico, cuyo objetivo principal es el manejo de la información necesaria para el traslado de las mercancías, desde su punto de origen hasta su lugar de destino. Por ello, ha de contar con la capacidad para planificar, implementar y controlar las operaciones a escala nacional e internacional de la empresa.
Este departamento es clave para minimizar los costos asociados a la logística y para que la cadena de transporte sea eficiente, por lo que las personas que lo integran, además de conocer con detalle la actividad de su empresa y de sus clientes, precisan una formación específica en ámbitos como:
- Las prestaciones de las diferentes modalidades de transporte y el marco legislativo que las regula, nacional e internacional.
- Las infraestructuras logísticas existentes en las áreas geográficas relacionadas con la actividad de la empresa y sus clientes.
- La tipología de mercancías y normativas sectoriales.
- La gestión de vehículos de transporte, especialmente cuando la empresa posee una flota propia.
- Los procesos documentales en las operaciones de compraventa de mercancías, especialmente los relativos al transporte.
- La implantación de sistemas de calidad y de indicadores clave de rendimiento (KPI).
La operativa diaria
Las responsabilidades del departamento de tráfico incluyen una serie de funciones que deben estar sistematizadas e informatizadas, tanto si las operaciones están internalizadas y la empresa posee con una flota propia de vehículos de transporte, o de si se cuenta con los servicios de un operador logístico, nacional o internacional, que realiza parte de las operaciones.
En la operativa diaria tiene especial relevancia la planificación de los vehículos que serán necesarios en función de las expediciones previstas y de la naturaleza, volumen o peso de la mercancía, así como programar con toda la antelación posible las rutas diarias. En ellas debe planificarse la entrega en destino teniendo en cuenta los horarios de la empresa destinataria y las posibles restricciones que puedan darse por normativas locales.
El control y la aprobación de la salida de cualquier vehículo debe estar precedido por el chequeo del embalaje de las mercancías y la verificación de su correcta estiba en el vehículo de transporte, considerando la eventual agrupación de las cargas en el interior del vehículo según zonas de entrega.
Se debe tener en cuenta que la normativa europea hace recaer sobre la empresa cargadora la responsabilidad sobre la estiba y el trincaje de las mercancías, inclusive si se subcontrata el transporte, lo cual obliga a esta a tener un perfecto conocimiento de las características de los elementos a transportar y a realizar los cálculos sobre los puntos de amarre del vehículo de transporte o la unidad de transporte de carga que se vaya a utilizar (contenedor, caja móvil, etc.). En cualquiera de los casos, es conveniente que la empresa cargadora elabore una ficha de estiba para cada expedición que requiera una estiba y amarre específicos.
Un capítulo aparte merece la planificación del servicio de transporte de mercancías peligrosas, que requieren que tanto el almacén, como el vehículo y la ruta se adecuen a los requerimientos de seguridad establecidos por la legislación para su manipulación y transporte.
La gestión documental
Un apartado importante en las responsabilidades del departamento de tráfico lo constituye la gestión documental de las operaciones. Existen documentos cuya elaboración recae sobre otras áreas de la empresa, como la oferta comercial y la factura comercial o la aduanera, aunque el departamento de tráfico los puede precisar para operaciones de exportación. Sin embargo, hay documentos cuya confección corresponde casi en exclusiva a este departamento, como son:
- El contrato de transporte, entre la empresa cargadora y la transportista.
- La orden de carga, con los datos esenciales del transporte.
- El albarán de entrega, que acredita la salida de la mercancía del almacén de la empresa cargadora y su entrega a la destinataria.
- La ficha de estiba, tanto si esta la realiza la propia empresa como si la subcontrata con la transportista.
- La lista de contenido, emitida por la empresa cargadora con información sobre la mercancía.
- El cuaderno TIR, para el transporte internacional de mercancías por carretera sin estar sometidas a controles aduaneros.
- El certificado de peso, que certifica el peso neto y bruto de cada bulto de una expedición o el de un embarque.
- El peso bruto de los contenedores o VGM (por verified gross mass).
En el caso de exportaciones a terceros países, adicionalmente pueden ser necesarios:
- El certificado de origen de la mercancía, que certifica el país donde han sido producidas, manufacturadas o transformadas.
- El cuaderno ATA, para facilitar las operaciones aduaneras de ida y retorno de un envío de exportación temporal.
- El certificado halal, que certifica que un animal destinado al consumo humano ha sido sacrificado según el rito islámico.
- El certificado kosher, que certifica que determinados productos alimenticios, cosméticos, farmacéuticos o de limpieza, están elaborados conforme los criterios y rituales prescritos en la Torah.
Costos de las operaciones de transporte
Más allá de la operativa diaria, el departamento de tráfico realiza otras funciones que han de estar perfectamente alineadas con la estrategia de la empresa. La más directamente vinculada con lo que hemos expuesto hasta ahora es el cálculo del costo de las operaciones de transporte, así como, en su caso, el costo de explotación de la flota.
Además de diferenciar entre costos directos e indirectos y entre fijos y variables, hay costos que dependen de la situación del mercado y no tanto de la estrategia de la propia empresa. Es el caso, por ejemplo, del combustible, la amortización del vehículo y su financiación, los seguros, los costos fiscales, los neumáticos, el mantenimiento y las reparaciones, las dietas del personal, los peajes, y otros costos como el mantenimiento de las instalaciones y el personal de otros departamentos no directamente vinculados con el transporte (gerencia, personal administrativo, departamento comercial, etc.).
Indicadores de gestión
Una gestión eficiente de un departamento de tráfico debe incluir la implementación de indicadores clave de rendimiento o KPI (por key performance indicators), como herramienta para la mejora continua que permita un seguimiento exhaustivo de cada eslabón de la cadena que conforma el proceso.
Entre los principales indicadores a utilizar en un departamento de tráfico se encuentran:
- Utilización de la capacidad vehículos = capacidad utilizada / capacidad disponible.
- Rendimiento = nivel de producción real / nivel de producción esperada.
- Productividad = (valor real de la producción / valor estimado de producción) × 100.
- Certificación de empresas proveedoras = proveedoras certificadas / total proveedoras.
- Indicador de entregas recibidas correctamente = envíos rechazados / total pedidos a entregar.
- Volumen de compras versus presupuesto = valor de compras / pre supuesto estimado de compras.
- Entregas perfectamente recibidas = (pedidos rechazados / total pedidos recibidos) × 100.
Todo lo expuesto evidencia que el departamento de gestión de tráficos, con el liderazgo de su equipo profesional, es un instrumento que permite asegurar la productividad del conjunto de la organización, invirtiendo en esta fase de la cadena de suministro los recursos estrictamente necesarios.
En definitiva, la eficiencia en la gestión de los tráficos contribuye a que la gestión de la cadena de suministro sea también eficiente, y que los recursos económicos se destinen a las actividades principales de la empresa.
