Cada empresa productora o comercializadora precisa de un almacén que tiene que ser diseñado a la medida de sus necesidades y en función del tipo de mercancía que tenga que manipular, su volumen o su nivel de entradas y salidas, entre muchos otros aspectos.
Existen muy distintas tipologías de almacenes, adaptados a cada sector de actividad y tipo de empresa: industrial, distribuidora, operador logístico, etc. Por tanto, cada almacén tendrá unas características distintas, tanto en su diseño y construcción como por la naturaleza de los materiales, mercancías o productos que tenga que almacenar, o el volumen de los que tenga que recepcionar y expedir.
En cada una de estas instalaciones se operará de una manera distinta y, por tanto, deberá disponer de los medios mecánicos y de la maquinaria necesaria para poder realizar una óptima gestión del almacén.
La tipología de almacenes se puede clasificar según: su grado de protección (al aire libre o cubiertos), la naturaleza de las mercancías almacenadas (materias primas, productos intermedios o productos terminados), su localización (centrales y próximos al punto de fabricación o regionales para dar servicio a un área de consumo relevante), su función en la cadena logística de la empresa o su grado de mecanización o automatización.
Si nos centramos en la función que el almacén tiene en una organización, esta instalación puede ser meramente de servicio (integrado dentro de la propia industria o fábrica), o bien un almacén general de depósito (para aquellas empresas que se dedican a la recepción y custodia de productos ajenos), pero también puede ser un almacén logístico (con servicios de preparación de pedidos, embalaje, envasado, control de existencias y posterior salida) o, finalmente, un almacén regulador y de distribución (que actúa como depósito de mercancías en grandes cantidades que posteriormente se transfieren a los puntos de consumo final).
En cuanto al tipo de almacenes según su grado de mecanización, podemos encontrar almacenes convencionales, equipados con estanterías de paletización; almacenes de alta densidad, generalmente de gran altura y con maquinaria de manipulación y carga; o almacenes automatizados sin intervención física de ninguna persona.
Planificación de la actividad en un almacén
Una de las premisas esenciales es que el almacén esté organizado de manera que su operativa sea ágil y que su gestión consuma el mínimo de recursos posible, en tiempo y dinero, para la empresa.
Por ello, en el diseño de un almacén se debe tener primordialmente en cuenta cómo han ser las zonas de carga y descarga para vehículos de transporte, la zona de recepción, la zona de almacenaje, el área de preparación de pedidos y la zona de expedición.
Respecto a la zona de carga y descarga, generalmente situada de cara al exterior para la recepción de camiones, debe estar equipada con muelles y puertas que permitan adosar el vehículo y cargarlo o descargarlo directamente, de forma ágil y rápida.
La zona de recepción es aquella en la que la mercancía se somete al control de calidad y clasificación para, seguidamente, ser trasladada a la zona de almacenaje, que debe contar con las instalaciones adecuadas en función del tipo de mercancía que tenga que albergar, es decir, según su peso, volumen y tamaño o bien según su origen y destino, por ejemplo.
En cuanto a la zona de preparación de pedidos, solo será necesaria en aquellos almacenes en los que la mercancía de salida tenga una composición distinta a la de entrada. Y, finalmente, la zona de expedición será aquella destinada al embalaje de los pedidos y a la acumulación de los envíos.
Sistemas operativos y gestión de almacenes
La planificación de la actividad de un almacén tiene que servir para optimizar al máximo los recursos, utilizando para ello aquellos sistemas operativos que permitan tener una previsión sobre la entrada y descarga de mercancía, su carga y posterior salida, así como lanzar las órdenes de trabajo para que se lleven a cabo acciones como preparar pedidos, etiquetar, embalar y trasladar, por ejemplo.
Por todo ello, el almacén debe disponer de un sistema de gestión que proporcione información precisa para poder recepcionar y revisar la mercancía, almacenarla adecuadamente y conocer en todo momento su ubicación, controlar los pedidos, disponer de un mapeo del almacén para saber la disponibilidad de espacios, poder realizar el control de existencias y el reaprovisionamiento, y gestionar las salidas de mercancías.
Existen multitud de sistemas informáticos y aplicaciones que permiten obtener un control de todas estas funciones, pero, además, será necesario que el almacén también esté equipado con una serie de sistemas, mecánicos o automáticos, mediante los cuales se mueven y manipulan las mercancías.
En este ámbito, un almacén puede estar equipado con sistemas que mueven mercancías sin trasladarse (rodillos, cintas transportadoras, transportadores aéreos), sistemas que se mueven dentro del almacén, con o sin intervención humana (transpalés, apiladores, carretillas, transelevadores y carruseles) o bien con sistemas automáticos, sin intervención humana, en almacenes automatizados (transelevadores, carretillas, vehículos de guiado automático o AGV y robots).
El funcionamiento de toda esta maquinaria también está gobernado por programas informáticos diseñados para gestionar el conjunto del sistema operativo de un almacén.
